Wer Missstände öffentlich machen möchte, muss dabei oft hohe persönliche Risiken in Kauf nehmen. Das zeigt aktuell erneut der Fall Julian Assange, dessen Auslieferung in die USA ein britisches Gericht vor Kurzem für zulässig erklärt hat. In den Vereinigten Staaten droht Assange eine Anklage wegen Spionage und bei Verurteilung eine lange Haftstrafe. Ein ähnliches Schicksal droht auch dem Whistleblower Edward Snowden, Auslöser der NSA-Affäre, sobald er sein russisches Exil verlässt.
In der Europäischen Union (EU) sind Whistleblower seit dem 18. Dezember 2021 besser geschützt. Seitdem gilt die europäische Hinweisgeberschutz-Richtlinie – auch in Deutschland. Dabei versäumte es die Bundesregierung, sie in nationales Recht umzusetzen. Nunmehr können die Regelungen gegenüber dem öffentlichen Sektor zumeist 1:1 geltend gemacht werden. Für die Privatwirtschaft bleibt ein nationales Gesetz nötig, welches die Ampelkoalition bereits angekündigt hat.
Hinweisgeber-System und Beauftragter sind Pflicht
Grundsätzlich betrifft die Richtlinie juristische Personen wie Firmen, Behörden und andere Rechtsträger mit mehr als 50 Mitarbeitern sowie alle Finanzdienstleister. Sie müssen ein internes Hinweisgebersystem implementieren und einen verantwortlichen Ansprechpartner benennen. Die neuen Meldemöglichkeiten sollen zum Beispiel Angestellte, Kunden oder Lieferanten stärken, die Hinweise zu Rechtsverstößen oder Fehlverhalten melden wollen. Die Kanäle müssen dabei hohen Anforderungen genügen. So gilt, dass die Identität des Hinweisgebers jederzeit anonym bleiben muss, um ihn oder sie beispielsweise vor einer drohenden Kündigung zu schützen.
Viel Aufwand bei wenig Nutzen?
Im Gegenteil: Ein Notwendiger Hygiene-Faktor, um die eigene Reputation zu schützen. Mit einem geeigneten System können Unternehmen Missstände künftig schneller erkennen und handeln bevor es zum Reputationsgau kommt. So hätten sich beispielsweis VW und EY viel Ärger erspart. Denn wo Hinweisgeber normalerweise – wenn auch zumeist erst spät – direkt den Weg an die Öffentlichkeit gehen, steht ihnen nun eine neue Lösung zur Verfügung. Unternehmen haben so die Chance, früher von Missständen zu erfahren und Imageschäden bis hin zu staatsanwaltlichen Ermittlungen zu vermeiden.
Durch das Inkrafttreten der Richtlinie läuft vielerorts die Suche nach einem geeigneten Hinweisgeber-Tool auf Hochtouren, die Telefone von entsprechenden System-Anbietern wie Hintbox laufen heiß. Daher wird es allerhöchste Zeit, dass auch Pressesprecher und Corporate Affairs-Abteilungen das Thema auf ihre Agenda setzen. Dabei sind sie mit drei zentralen Herausforderungen konfrontiert:
Challenge 1: Externe Kommunikation. Relevante Stakeholder müssen über das neue Whistleblower-System aufgeklärt werden. Hier sollten die Vorteile des jeweiligen Tools herausgestellt werden, um externen Partnern Unsicherheiten und Berührungsängste zu nehmen. Die Unternehmenskommunikation hat zudem die wichtige Aufgabe, die Krisenkommunikation an die neuen Anforderungen anzupassen und zu digitalisieren. Wenn ein brisanter Hinweis mit hohem Krisenpotenzial über die Whistleblower-Kanäle hinterlegt wird, muss im Zweifel schnell gehandelt werden. Pressestellen sollten die wichtigsten Krisen-Issues mit externer Relevanz bereits im Vorfeld definieren und eine entsprechende Kommunikation dazu vorbereiten. Die Issue-Maps müssen entsprechend ergänzt und digitalisiert werden, das sichert eine schnelle Reaktion im Krisenfall.
Challenge 2: Interne Kommunikation. Mitarbeiter brauchen Vertrauen in das neue System. Welche Informationen kann ich teilen? Was passiert mit meinen Hinweisen? Wie steht es um den Datenschutz? Umfassende Informationsangebote helfen hier weiter und tragen signifikant zur Mitarbeiterbindung bei. Hier sollte die Unternehmenskommunikation eine entscheidende Rolle spielen – ob bei der Auswahl der richtigen Informationskanäle oder der Vermittlung zwischen einzelnen Abteilungen auf dem Weg zur Implementierung. Dabei muss stets der Grundsatz gelten, dass interne Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Denn nur wer den Dialog mit den Mitarbeitern sucht und auf deren Fragen und Anregungen reagiert, kann nachhaltig und erfolgreich informieren.
Challenge 3: Prozesse entwickeln. Die entscheidende Frage: Wie wird mit Hinweisen umgegangen, die über das System reinkommen? Das ist die Kernkompetenz der Unternehmenskommunikation. Denn es bedarf Verantwortlichkeiten und einer Kategorisierung, mit der Meldungen schnell zugeordnet und entsprechend verarbeitet werden können. Hier ist ein verlässliches Krisenmanagement essenziell, um frühzeitig auf kritische Situationen reagieren zu können. Wer Hinweise schnell verarbeitet, kann die eigene Position sogar stärken. Der Knackpunkt: Gemeldete Missstände müssen schnellstmöglich behoben werden. So kann der Sprung von der Defensive in die Offensive gelingen und die Themenführerschaft zurückerobert werden. Gerade hier sind Pressestellen und Kommunikatoren als Reputationsexperten prädestiniert, Kompetenzen zu übernehmen und sich in die Prozessentwicklung des Krisenmanagements einzubringen.
Nur wer diese kommunikativen Herausforderungen aktiv annimmt, hat durch das Whistleblower-System nichts zu befürchten. Die Vorbereitung der Krisenkommunikation sowie die Entwicklung von Informationsangeboten und Krisenmanagementprozessen sind die zentralen Herausforderungen für die Unternehmenskommunikation – Aufgaben, die jetzt auf die Agenda gehören. Dann kann ein Whistleblower-System schnell zum Erfolgsfaktor für das eigene Reputationsmanagement werden.
Roland Heintze
www.reputationzweinull.de
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